Antes de abrir uma vaga, vale responder com números: quanto custa contratar um funcionário de verdade? O salário da carteira é só a parte visível. Por trás dele vêm 13º, férias com o terço, FGTS, contribuições ao INSS e, antes de tudo isso, o próprio processo de contratação: horas do RH e do gestor, entrevistas, exames e o tempo em que a vaga fica aberta.
Este guia mostra o custo completo, em duas partes. Primeiro, o custo de manter um funcionário CLT, com a conta aberta por regime tributário e exemplos ilustrativos para salário mínimo, R$ 2.000, R$ 4.000 e R$ 10.000. Depois, o custo de contratar, que fica fora das calculadoras de encargos, e como escolher entre processo interno, consultoria e alocação.
Se você quer pular direto para a decisão, vá até o checklist do orçamento da vaga, perto do fim. Se a vaga já está aberta e travada, a Valorei Talents trabalha no modelo em que você só paga ao fechar com o candidato enviado.
Quanto Custa Contratar um Funcionário? A Resposta Curta
Contratar um funcionário CLT custa o salário mais as provisões (13º e férias com um terço), o FGTS e, conforme o regime (Anexo IV do Simples, Lucro Presumido ou Real), o INSS patronal, o RAT e as contribuições a terceiros. Some a isso o custo do processo seletivo.
O total depende do regime tributário, dos benefícios e de quanto tempo a vaga leva para ser preenchida. Atalho: multiplique o salário pelo fator do seu regime na tabela da seção “Como Calcular o Custo de um Funcionário em 5 Passos” e some os benefícios.
Na prática, a conta tem duas camadas:
- Custo de manter: salário, provisões, encargos e benefícios, todo mês, enquanto a pessoa estiver na empresa.
- Custo de contratar: o que se gasta uma vez para encontrar, selecionar e integrar a pessoa, mais o custo de a vaga ficar vazia.
As próximas seções abrem cada camada com a regra legal por trás de cada item, para você conferir e adaptar à sua realidade.
O Que Entra no Custo de um Funcionário CLT
Todo empregado com carteira assinada tem direitos que a empresa paga ao longo do ano, mesmo que não apareçam no holerite do mês. São estes os itens que entram na conta:
1. Salário e 13º Salário
O 13º é um direito previsto no artigo 7º da Constituição Federal, “com base na remuneração integral”. Na conta anual, ele equivale a um salário a mais por ano. Por isso, um funcionário que ganha 12 salários no ano custa, só em remuneração, 13 salários.
2. Férias com o Terço Constitucional
A mesma Constituição garante férias anuais remuneradas “com, pelo menos, um terço a mais do que o salário normal”. O mês de férias já está dentro dos 12 salários; o que se soma é o terço. Resultado: a remuneração anual de um funcionário CLT é de 13 salários e um terço.
Atenção: durante as férias a pessoa não trabalha. Se o posto precisa de cobertura, alguém vai fazer o trabalho dela (hora extra, temporário ou acúmulo de função), e isso também é custo.
3. FGTS
Todo mês, a empresa deposita na conta vinculada do empregado o equivalente a oito por cento da remuneração, segundo o artigo 15 da Lei 8.036/1990. O FGTS incide também sobre o 13º e as férias. Ele não é descontado do salário: é custo da empresa.
4. Reserva para a Multa do FGTS
Na dispensa sem justa causa, a empresa paga ao empregado quarenta por cento do montante de todos os depósitos de FGTS feitos durante o contrato (artigo 18 da mesma lei). Não é um custo mensal, mas empresas prudentes reservam esse valor aos poucos, para que uma demissão não pese no caixa de uma vez.
5. INSS Patronal, RAT e Terceiros
Fora do Simples Nacional, a empresa paga ao INSS vinte por cento sobre o total das remunerações dos empregados, conforme o artigo 22 da Lei 8.212/1991. O mesmo artigo cria o RAT (risco de acidentes do trabalho), de 1%, 2% ou 3%, conforme o risco da atividade preponderante seja leve, médio ou grave.
Por cima vêm as contribuições a terceiros: Sistema S, salário-educação e Incra. O percentual depende da atividade da empresa, e o contador confirma qual vale para o seu caso.
6. Vale-Transporte e Benefícios
O vale-transporte é obrigatório quando o empregado precisa dele para ir ao trabalho. Pela Lei 7.418/1985, o empregador paga a parte do gasto com deslocamento que exceder 6% do salário básico do empregado. Vale-refeição, vale-alimentação e plano de saúde não são exigidos pela lei geral, mas podem ser obrigatórios pela convenção coletiva da categoria. Confira a convenção antes de fechar a proposta.
Como evitar surpresa: liste os benefícios que a sua empresa já oferece aos outros funcionários. O novo contratado vai receber os mesmos, e eles entram no custo mensal pelo valor cheio.
Como o Regime Tributário Muda a Conta
O mesmo salário pode custar valores bem diferentes conforme o regime da empresa. A diferença está quase toda no INSS patronal.
Simples Nacional (Anexos I, II, III e V)
Pela Lei Complementar 123/2006, a Contribuição Patronal Previdenciária (CPP) é recolhida dentro da guia única do Simples. A lei também dispensa as empresas do Simples das demais contribuições da União, o que inclui as entidades do Sistema S. Sobre a folha, sobram o FGTS e as provisões de 13º e férias.
Simples Nacional, Anexo IV
A mesma lei abre uma exceção para as empresas de serviços listadas no § 5º-C do artigo 18 (o chamado Anexo IV, que inclui atividades como construção, vigilância, limpeza e serviços advocatícios). Nelas, a CPP não está na guia do Simples: a empresa paga o INSS patronal e o RAT à parte. As contribuições a terceiros continuam dispensadas.
Lucro Presumido e Lucro Real
Aqui entram todos os encargos: FGTS, INSS patronal, RAT e terceiros. É o regime em que o custo do funcionário mais se afasta do salário.
Quando a regra muda: empresas com desoneração da folha e o MEI têm regras próprias. Nesses casos, peça a simulação ao seu contador em vez de usar os fatores deste artigo.
Como Calcular o Custo de um Funcionário em 5 Passos
O método mais fácil de auditar é olhar o ano inteiro e depois dividir. Siga os passos (os percentuais de RAT e terceiros abaixo são um exemplo ilustrativo; confirme os da sua empresa):
- Calcule a remuneração anual: 12 salários + 13º + um terço de férias = 13⅓ salários.
- Some o FGTS: 8% sobre a remuneração anual.
- Some o INSS patronal e o RAT, se o regime cobrar: 20% de INSS e, no exemplo, 2% de RAT.
- Some as contribuições a terceiros, se o regime cobrar: no exemplo, 5,8%.
- Divida por 12 para ter a média mensal, ou por 11 para ter o custo por mês efetivamente trabalhado (o mês de férias não tem trabalho). Depois some os benefícios.
Com esses parâmetros, os fatores ficam assim (exemplo ilustrativo, sem benefícios e sem a reserva da multa do FGTS):
| Regime (exemplo ilustrativo) | Encargos sobre a remuneração anual | Custo no ano, em salários | Média mensal | Por mês trabalhado |
|---|---|---|---|---|
| Simples (Anexos I, II, III e V) | FGTS 8% | 14,40 | 1,20 × salário | 1,31 × salário |
| Simples (Anexo IV) | FGTS 8% + INSS 20% + RAT 2% | 17,33 | 1,44 × salário | 1,58 × salário |
| Lucro Presumido ou Real | FGTS 8% + INSS 20% + RAT 2% + terceiros 5,8% | 18,11 | 1,51 × salário | 1,65 × salário |
A reserva da multa do FGTS, se você quiser provisioná-la, acrescenta cerca de 0,43 salário por ano (40% do FGTS de 8% sobre 13⅓ salários; exemplo ilustrativo).
Por Que as Calculadoras Dão Números Diferentes
Algumas calculadoras somam, todo mês, o salário cheio e mais a provisão de férias. Essa conta mede o custo do posto ocupado 12 meses, como se alguém cobrisse as férias. Ela chega a valores próximos da nossa coluna “por mês trabalhado”. Outras olham só o desembolso, que é a nossa “média mensal”.
As duas contas estão certas, porque respondem a perguntas diferentes. Para o orçamento do caixa, use a média mensal. Para comparar com modelos em que a sua empresa não paga 13º nem férias diretamente, como um prestador PJ ou a alocação, use o custo por mês trabalhado.
O Que Fica Fora Desta Conta
Os fatores acima não incluem custos que dependem de cada caso: a rescisão (aviso prévio, saldo de férias e 13º proporcionais), horas extras, adicionais de insalubridade, periculosidade ou noturno, afastamentos e licenças, e as regras próprias da convenção coletiva. Se algum deles for previsível no cargo, some ao orçamento.
Exemplos: Salário Mínimo, R$ 2.000, R$ 4.000 e R$ 10.000
O salário mínimo de 2026 é de R$ 1.621, fixado pelo Decreto nº 12.797/2025. A tabela aplica os fatores da seção anterior a quatro salários, como exemplo ilustrativo (média mensal do ano, sem benefícios e sem reserva da multa):
| Salário (exemplo ilustrativo) | Simples (I, II, III e V) | Simples (Anexo IV) | Presumido ou Real |
|---|---|---|---|
| R$ 1.621 (mínimo de 2026) | R$ 1.945,20 | R$ 2.341,44 | R$ 2.445,91 |
| R$ 2.000 | R$ 2.400,00 | R$ 2.888,89 | R$ 3.017,78 |
| R$ 4.000 | R$ 4.800,00 | R$ 5.777,78 | R$ 6.035,56 |
| R$ 10.000 | R$ 12.000,00 | R$ 14.444,44 | R$ 15.088,89 |
Quanto Custa um Funcionário que Ganha R$ 4.000 para a Empresa?
No exemplo ilustrativo, um funcionário de R$ 4.000 custa em média R$ 4.800 por mês no Simples (Anexos I, II, III e V) e R$ 6.035,56 no Lucro Presumido, sem benefícios. Por mês efetivamente trabalhado, os valores sobem para cerca de R$ 5.236 e R$ 6.584.
Veja a conta aberta no Lucro Presumido (exemplo ilustrativo, com RAT de 2% e terceiros de 5,8%):
| Item (exemplo ilustrativo) | Valor no ano |
|---|---|
| 12 salários de R$ 4.000 | R$ 48.000,00 |
| 13º salário | R$ 4.000,00 |
| Um terço de férias | R$ 1.333,33 |
| FGTS (8%) | R$ 4.266,67 |
| INSS patronal (20%) | R$ 10.666,67 |
| RAT (2%) | R$ 1.066,67 |
| Terceiros (5,8%) | R$ 3.093,33 |
| Total no ano | R$ 72.426,67 |
| Média mensal (÷ 12) | R$ 6.035,56 |
Quanto Custa um Funcionário que Ganha R$ 2.000 por Mês?
No exemplo ilustrativo, R$ 2.400 por mês em média no Simples (Anexos I, II, III e V), R$ 2.888,89 no Anexo IV e R$ 3.017,78 no Lucro Presumido ou Real, antes de vale-transporte, vale-refeição e plano de saúde. Com benefícios, some o valor que a empresa paga por eles.
Lembre: o piso da categoria ou o piso estadual pode ser maior que o salário mínimo. Confira a convenção coletiva antes de usar o mínimo como base.
O Custo Que Fica Fora da Calculadora: o Processo de Contratação
Tudo o que vimos até aqui é o custo de manter alguém. Só que contratar também custa, e esse custo aparece antes do primeiro salário. Os itens são estes:
1. Horas do RH e do Gestor
Escrever a descrição da vaga, divulgar, triar currículos, fazer entrevistas, aplicar testes e dar retorno consome horas de quem já tem outro trabalho. Para estimar, multiplique as horas pelo custo-hora de cada pessoa. Por exemplo (números hipotéticos): 25 horas de RH a R$ 60 e 15 horas do gestor a R$ 120 somam R$ 3.300 numa única vaga.
2. Divulgação, Testes e Exame Admissional
Anúncios pagos, plataformas de vagas e testes técnicos ou comportamentais têm preço. O exame médico de admissão é obrigatório e corre por conta do empregador, segundo o artigo 168 da CLT.
3. Tempo de Vaga Aberta
Enquanto a vaga está vazia, o trabalho não é feito ou é feito com hora extra e sobrecarga do time. Para ter uma referência de prazo, a edição de 2026 do benchmarking de recrutamento da SHRM, associação de RH dos Estados Unidos, aponta mediana de 39 dias corridos para preencher cargos não executivos. O relatório reúne dados de mais de 4.600 organizações. É um dado americano: use como ordem de grandeza, não como meta.
No Brasil, encontrar a pessoa certa não é trivial. Na Pesquisa de Escassez de Talentos 2026 do ManpowerGroup, 80% dos empregadores brasileiros relataram dificuldade para contratar, acima da média global de 72%.
4. Integração e Período de Adaptação
Equipamento, acessos, treinamento e o tempo de colegas ensinando a rotina. Nas primeiras semanas, a pessoa custa o salário cheio e ainda não entrega no ritmo de quem já conhece a empresa.
5. Contratação Errada
Se a escolha não der certo, você paga a rescisão e todo o processo de novo, com a vaga aberta mais uma vez. É um custo alto e difícil de prever, por isso a qualidade da triagem importa tanto quanto a velocidade.
Como reduzir: desenhe o processo antes de divulgar a vaga (etapas, critérios e responsáveis). O guia de funil de recrutamento mostra como medir cada etapa e onde os candidatos se perdem.
Erros Que Encarecem a Contratação
Os erros abaixo fazem o custo real ficar bem acima do que estava no orçamento.
1. Orçar Só o Salário
A proposta sai, o candidato aceita e, no primeiro fechamento da folha, o financeiro descobre FGTS, provisões e benefícios que ninguém tinha previsto.
Como evitar: monte o orçamento com o fator do seu regime e com os benefícios antes de divulgar a faixa salarial.
2. Usar o Fator Errado de Regime
Aplicar a conta do Simples numa empresa do Anexo IV, ou do Lucro Presumido, subestima o INSS patronal.
Como evitar: confirme com o contador o regime, o anexo, o RAT e o percentual de terceiros da sua atividade.
3. Esquecer a Convenção Coletiva
Piso salarial, vale-refeição obrigatório e adicionais podem vir da convenção da categoria, não da lei geral.
Como evitar: leia a convenção do sindicato da categoria do cargo antes de definir a proposta.
4. Contratar com Pressa para “Estancar” a Vaga
A pressa reduz o tempo de vaga aberta, mas aumenta o risco de contratação errada, que custa o processo inteiro de novo.
Como evitar: defina os critérios eliminatórios por escrito e não pule a etapa de checagem técnica.
5. Tratar o Recrutamento como Custo Zero
Se o processo é interno, ele parece gratuito. Não é: são horas de pessoas caras, que deixam de fazer outra coisa.
Como evitar: registre as horas gastas em cada vaga por um ou dois meses. Com esse número na mão, a decisão entre fazer em casa ou contratar apoio fica mais clara.
Se a sua vaga está travada e o tempo do time já virou custo, a Valorei Talents envia candidatos qualificados em até 5 dias, e você só paga se contratar.
CLT ou PJ: Quanto Custa Cada Modelo e Onde Está o Risco
Um prestador PJ custa, em regra, o valor da nota fiscal: a sua empresa não paga 13º, férias, FGTS nem INSS patronal sobre o contrato (retenções sobre a nota, quando houver, o contador confirma). Na comparação direta com o custo por mês trabalhado de um CLT, o PJ parece sempre mais barato. A questão é se o modelo é permitido para aquela função.
A CLT, no artigo 3º, define como empregado “toda pessoa física que prestar serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário”. Se a relação com o PJ tem subordinação, horário e rotina de empregado, a Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo e cobrar os direitos do período.
Quando o PJ faz sentido: serviço com entrega definida, autonomia real sobre como e quando trabalhar e liberdade para atender outros clientes. Em caso de dúvida, consulte um advogado trabalhista antes de assinar.
Quando escolher CLT: função contínua, integrada à rotina do time, com gestor direto e horário. É o perfil das vagas operacionais e administrativas de rotina.
Há um terceiro caminho, que fica entre os dois: a alocação. O profissional é contratado pela empresa de alocação e trabalha no seu projeto, que paga uma taxa mensal. A gestão trabalhista fica com quem aloca. O guia de alocação de profissionais de TI explica como funciona e quando compensa.
Processo Interno, Consultoria ou Alocação: Qual Escolher?
A resposta depende do que está faltando: tempo do time, acesso a candidatos ou capacidade imediata. A tabela resume os três caminhos.
| Critério | Processo interno | Consultoria de recrutamento | Alocação de profissionais |
|---|---|---|---|
| Quem contrata | Sua empresa (CLT ou PJ) | Sua empresa (CLT ou PJ) | A empresa de alocação |
| Custo do processo | Horas do RH e do gestor, anúncios, testes | Fee da consultoria (no success fee, só ao contratar) | Sem processo seletivo seu; taxa mensal |
| Encargos trabalhistas | Seus | Seus | Da empresa de alocação |
| Indicado para | Vagas com muitos candidatos e RH com tempo | Vagas difíceis, urgentes ou técnicas | Projetos, picos de demanda, times de TI |
| Risco principal | Vaga aberta por muito tempo | Escolher consultoria sem critério | Depender do fornecedor no longo prazo |
Quando escolher o processo interno: a vaga é simples de preencher, o RH tem agenda e a empresa quer construir a própria base de candidatos.
Quando escolher uma consultoria: a vaga já está aberta há semanas, o perfil é técnico ou o time não tem horas para triar. O artigo sobre consultoria de recrutamento e seleção mostra como comparar fornecedores.
Quando escolher alocação: você precisa de capacidade agora, por tempo definido, sem aumentar o quadro próprio.
Você não precisa escolher uma única opção: dá para fazer em casa as vagas fáceis e chamar apoio só para as difíceis.
Checklist: o Orçamento da Vaga Antes de Abrir o Processo
Antes de divulgar a vaga, responda a estas perguntas:
- Regime e anexo: sua empresa está no Simples (qual anexo), no Lucro Presumido ou no Real?
- Salário e piso: a faixa respeita o piso da convenção coletiva da categoria?
- Fator de custo: você multiplicou o salário pelo fator do seu regime (média mensal e por mês trabalhado)?
- Benefícios: vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde e outros já estão no valor mensal?
- Reserva: a empresa vai provisionar a multa do FGTS?
- Custo do processo: quantas horas de RH e do gestor a vaga vai consumir, e quanto valem?
- Vaga aberta: quanto custa cada semana sem essa pessoa (hora extra, atraso, receita perdida)?
- Modelo: a função é de CLT, cabe PJ com autonomia real ou é caso de alocação?
- Plano B: se o primeiro escolhido não der certo, quem refaz o processo e em quanto tempo?
Com essas respostas, o custo de contratar um funcionário deixa de ser um susto no primeiro fechamento da folha e vira uma decisão tomada com números.
Como a Valorei Pode Ajudar
A Valorei atua há mais de 15 anos com recrutamento e seleção, com mais de 3.000 contratações realizadas e mais de 60.000 profissionais na base de talentos.
Se a sua empresa vai contratar direto (CLT ou PJ), a consultoria de recrutamento e seleção da Valorei Talents ataca justamente o custo do processo:
- Success Fee (o processo só custa se der certo): os clientes só pagam após fecharem com o candidato enviado pela Valorei.
- Envio de candidatos em até 5 dias (contra o tempo de vaga aberta), com triagem humanizada e seleção comportamental.
- Sem exclusividade: você pode manter a vaga nos seus próprios canais ao mesmo tempo.
- Garantia de no mínimo 30 dias (contra a contratação errada) para substituição, no mesmo perfil mapeado. Se o seu critério pede cobertura maior, como todo o período de experiência, confirme as condições na proposta.
- Precificação progressiva (para quem tem várias vagas): quanto mais vagas fechadas em um mês, melhores as condições.
- Plataforma exclusiva de candidatos, com candidatos em tempo real e feedback integrado.
Se a necessidade é capacidade agora, sem aumentar o quadro próprio, a Valorei Professionals aloca profissionais especializados em TI, com taxas abaixo da média de mercado e gestão trabalhista e administrativa inclusa na taxa mensal.
Conclusão
Quanto custa contratar um funcionário depende de duas contas: a de manter, que muda com o regime tributário, e a de contratar, que muda com a qualidade e a velocidade do processo seletivo. Orçar só a primeira é o caminho mais curto para estourar o orçamento da vaga.
Os erros que mais encarecem a contratação estão nos dois lados: orçar só o salário, usar o fator do regime errado, esquecer a convenção coletiva, contratar com pressa e tratar o recrutamento como custo zero. O checklist acima evita os cinco.
Precisa contratar sem gastar semanas do seu time? Fale com a Valorei Talents e só pague quando fechar a contratação.
Perguntas frequentes
É o salário mais 13º, um terço de férias e FGTS e, conforme o regime, INSS patronal, RAT e contribuições a terceiros, além dos benefícios. No exemplo ilustrativo do artigo, sem benefícios, o custo médio mensal fica em 1,20 vez o salário no Simples (Anexos I, II, III e V) e 1,51 vez no Lucro Presumido ou Real.
Contratar um CLT custa o processo seletivo (horas do RH e do gestor, divulgação, testes, exame admissional e integração) mais o custo mensal de manter a pessoa: salário, provisões de 13º e férias, FGTS, encargos do regime e benefícios. O tempo de vaga aberta também entra na conta.
No exemplo ilustrativo do artigo, um salário de R$ 2.000 custa em média R$ 2.400 por mês no Simples (Anexos I, II, III e V), R$ 2.888,89 no Anexo IV e R$ 3.017,78 no Lucro Presumido ou Real, antes dos benefícios.
No exemplo ilustrativo, R$ 4.800 por mês em média no Simples (Anexos I, II, III e V) e R$ 6.035,56 no Lucro Presumido, sem benefícios. No ano, o Lucro Presumido soma R$ 72.426,67 com RAT de 2% e terceiros de 5,8%.
Com o salário mínimo de R$ 1.621, fixado pelo Decreto nº 12.797/2025, o exemplo ilustrativo do artigo dá média mensal de R$ 1.945,20 no Simples (Anexos I, II, III e V) e R$ 2.445,91 no Lucro Presumido, sem benefícios. Confira antes se o piso da categoria é maior que o mínimo.
Nos Anexos I, II, III e V, não à parte: a contribuição patronal está dentro da guia única do Simples, segundo a Lei Complementar 123/2006. No Anexo IV, a empresa paga o INSS patronal e o RAT fora da guia. As contribuições a terceiros (Sistema S) ficam dispensadas em todos os anexos.
No valor do contrato, em regra sim: o PJ custa a nota fiscal, sem 13º, férias, FGTS ou INSS patronal pagos pela sua empresa. Mas o modelo só vale quando há autonomia real. Se houver subordinação, horário e rotina de empregado, a Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo. Na dúvida, consulte um advogado trabalhista.
O custo de manter é recorrente: salário, provisões, encargos e benefícios, todo mês. O custo de contratar acontece a cada vaga: divulgação, horas de triagem e entrevista, exame admissional, integração e o período em que a vaga fica aberta. As calculadoras de encargos medem só o primeiro.
Depende do perfil e do mercado. Como referência, a edição de 2026 do benchmarking de recrutamento da SHRM, associação de RH dos Estados Unidos, aponta mediana de 39 dias corridos para cargos não executivos. Vagas técnicas ou com poucos candidatos podem levar mais tempo.
Desenhe o processo antes de divulgar a vaga, defina critérios eliminatórios por escrito, meça as horas gastas em cada etapa e use apoio externo nas vagas difíceis. Modelos como o success fee transferem o risco do processo para a consultoria: a empresa só paga se contratar.
